Wie müssen datenschutzrechtliche Auskunftsbegehren beantwortet werden?

Wer Daten bearbeitet und speichert, sieht sich früher oder später mit Begehren um Auskunft konfrontiert. Aus dem Auskunftsrecht von Personen ergibt sich zwingend eine Auskunftspflicht für jene, welche Daten sammeln und bearbeiten  und diese Pflicht ist unverjährbar.

Das Auskunftsbegehren kann schriftlich oder elektronisch erteilt werden. Der Inhaber der Datensammlung (und nur er bzw. sie!) darf Auskunft erteilen, wobei zuerst die Identifikation des Gesuchstellers hinreichend überprüft werden muss (ID, Pass, etc.) Vorsicht: Wird dieser Schritt ausgelassen und man wird Opfer einer Fälschung bzw. gibt einer unberechtigten Person Auskunft, ist das eine Datenschutzverletzung.

Der / die Verantwortliche gibt Auskunft über sämtliche erhobene Daten und deren Herkunft und verweist im besten Fall auf die vorhandene Datenschutzerklärung als Teil der Auskunft. Hier sind häufig Einschränkung durch überwiegende Interessen (bspw. Geschäftsgeheimnisse) vermerkt.

Wir raten ausdrücklich davon ab, die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben zu bestätigen: Gesetzlich sind Sie dazu nicht verpflichtet und Sie riskieren ein Strafverfahren wegen unrichtiger oder unvollständiger Auskunftserteilung.

Wichtig: Selbst wenn keine Daten vorhanden sind, müssen Sie das dem Gesuchsteller bzw. der Gesuchstellerin in einer Negativauskunft melden, da Sie sonst die Auskunftspflicht verletzen.

Sie haben zur Auskunftserteilung 30 Tage Zeit, mit Möglichkeit auf Verlängerung – diese müssen Sie aber vorgängig kommunizieren. 

Das Verfahren ist für Anfragende grundsätzlich kostenlos. Bei besonders grossem Aufwand können Sie bis zu CHF 300 Aufwandentschädigung in Rechnung stellen. Falls Sie das beabsichtigen, müssen Sie dies vorgängig kommunizieren und den Gesuchstellenden die Möglichkeit geben, ihr Gesuch zurückzuziehen.

Sollten Sie gar keine Auskunft geben oder die Frist verpassen, können Sie aktuell zwar nicht bestraft belangt werden – der Reputationsschaden könnte aber gross sein.

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