Was brauchen KMU der ICT-Branche, um vermehrt an Ausschreibungen teilzunehmen?

Mit einer Angabe von über 90 % der an der Umfrage Teilnehmenden ist ein unvorteilhaftes Verhältnis zwischen Aufwand und Erfolgschancen das absolute Killer-Kriterium für die Teilnahme an Ausschreibungen. Keines der befragten Mitgliederunternehmen beurteilt die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungsverfahren als äusserst lohnenswert, nur knapp 5 % als sehr lohnenswert - während über 20 % die Teilnahme als «überhaupt nicht lohnenswert» einschätzen.

Gemäss unserer Befragung fallen bei KMU folgende Punkte negativ ins Gewicht:

• die Komplexität der Ausschreibungsverfahren,
• das Nichterfüllen von Eignungskriterien,
• mangelnde personelle Ressourcen für die Offerten-Erstellung,
• die im Voraus gegebene Festlegung des Wunschanbieters durch die ausschreibenden Behörden,
• die Intransparenz der Bewertungskriterien auf Seiten von Vergabestellen.

Etwas weniger brisant, aber von mindestens 20 % der an der Umfrage Teilnehmenden (Mehrfachantworten möglich), werden Zeitdruck und zu enge Deadlines genannt, die mangelnde Zulassung von Unterprojektnehmer durch die Vergabestelle, die mangelnde gemeinsame Offerten-Erstellung mit Partnern oder schlechte Erfahrungen.

Seitens kleinerer ICT-Anbieter wird bedauert, dass sie oft «keine faire Chance» haben

Offerieren mit Partnern

Wenn es für kleine Unternehmen schwierig ist, sich Ausschreibungen zu sichern, wäre dann vielleicht eine Offerte mit Partnern eine Lösung? Um das zu erfahren, haben wir die Teilnehmenden und insbesondere KMU befragt, was für sie die wichtigsten Voraussetzungen wären, um zusammen mit Partnern offerieren zu können. Während bei einem Fünftel der kleinsten das «gute Bauchgefühl» eine wesentliche Rolle spielt, werden die Umfrageergebnisse angeführt von der Qualität der Kompetenzen des Partners sowie von dessen ergänzenden Eigenschaften. Weniger wichtig, aber bei doch über 20 % der Befragten relevant, sind die Regelung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sowie eine bereits erprobte Zusammenarbeit.

Was hilft, einfacher und effizienter zusammen mit Partnern an Ausschreibungen teilzunehmen?

Nach den notwendigen Hilfsmitteln befragt, nennen KMU der ICT-Branche mit grosser Mehrheit vorgefertigte Checklisten. Aber auch Muster- und Zusammenarbeitsverträge sowie Vorlagen für die Arbeitsteilung scheinen beim Offerieren mit Partnern einen hohen Stellenwert zu haben. Hoch im Kurs sind auch die Kriterien «den Auftraggeber für partnerschaftliche Offerten sensibilisieren», «Kontaktbörse und Netzwerk» sowie «Hilfestellungen für die Beurteilung von Chancen» angegeben.

Der Frust ist bei offerierenden KMU teilweise gross

Moniert wird, dass öffentliche Auftraggeber in der Praxis oft das Projektrisiko minimieren, indem sie kleine und unbekannte Anbieter im vorne herein ausschliessen. Oftmals würden aber auch bereits in der Ausschreibungsphase ganze Umsetzungskonzepte verlangt, womit der Eindruck entstehe, «Consulting for Free» einholen zu wollen.

Dass die IKT-Ausschreibungen einem starren Muster folgen, liesse sich zudem nicht mit der Arbeitsweise in unserer Branche vereinbaren: Usanz wäre hier, Lösungen zusammen mit den Kunden zu erarbeiten; zu etablieren, was effektiv in welcher Form benötigt wird und welche Produkte dem am nächsten kämen. Nur: solche Kundentreffen während der Ausschreibung sind verboten. Damit wird nicht zwingend die am besten geeignete Lösung gefunden, sondern jene, welche am meisten in den Ausschreibungsraster passt.

Welche Verbesserungen wären nötig?

Formell ärgern sich die KMU unserer Branche über den Papierkrieg: Sie würden die Möglichkeit der digitalen Übermittlung von Dokumenten bevorzugen, um der Einlieferung von riesigen Papiermengen in mehrfachen Ausführungen ein Ende zu setzen. Ausschreibungen kämen zudem immer wieder in unterschiedlichen Formaten für dieselbe Information daher, sogar innerhalb einer Organisation. Eine Standardisierung in den Bereichen Profil, Referenzen, weitere Unterlagen wäre hier sehr willkommen.

Wenn das Ziel des revidierten Beschaffungsrechts erreicht werden soll, dass insbesondere KMU verstärkt profitieren können, darf der Preis auch in der Praxis nicht mehr das wichtigste Kriterium sein; der Preisdruck unter Mitbewerbern müsste sinken und dem Qualitätskriterium mehr Gewicht verliehen werden. Zudem sollte das Offerieren mit Partnern vereinfacht werden.

Was macht Swico?

Die detaillierte Auswertung der Umfrage hat Swico im Rahmen des IKT-Branchendialoges mit den Behörden eingebracht. Es handelt sich dabei um ein Gremium, zusammengesetzt aus den Beschaffungsbehörden auf Bundesebene und Vertretenden von Swico, welches zu einer harmonisierten Umsetzung des Beschaffungsrechts sowie zu besserer Praktikabilität führen soll. Zudem hat Swico Hilfestellungen und Checklisten für KMU in Form eines Merkblatts erstellt, welches für Mitgliederunternehmen zugänglich ist. Damit soll vornehmlich KMU der ICT-Branche erleichtert werden, den praktischen Einstieg in Beschaffungsverfahren und dem Offerieren zusammen mit Partnern zu finden.

Papierflut - Symbolbild Beschaffungswesen © Adobe Stock